Եթե դուք աշխատում եք բժշկական գրասենյակում կամ սկսում եք ձեր սեփական պրակտիկան, հիվանդների նշանակումների պլանավորումը ձեր ամենակարևոր խնդիրներից է: Ձեր նշանակումների ժամանակացույցը լավ կազմակերպելը կապահովի, որ ոչ մի հիվանդ «չկորչի» համակարգում, և որ ինչպես հիվանդները, այնպես էլ բժիշկները հաճելի փորձ ունենան գրասենյակում: Մինչդեռ ձեր ժամանակացույցում արտադրողականության բարձրացումը թույլ կտա ավելի շատ հանդիպումներ պատվիրել և ավելացնել ձեր գրասենյակի եկամուտները:
Քայլեր
Մեթոդ 1-ը `3-ից. Նշանակումների պլանավորման համակարգի ստեղծում
Քայլ 1. Թող հիվանդները նշանակումներ նշանակեն հեռախոսով, անձամբ և առցանց:
Այս կերպ դուք կհամոզվեք, որ հնարավորինս շատ հիվանդներ եք ստանում և չեք կորցնի որևէ պոտենցիալ հիվանդի, ով չի կարող նշանակումներ կատարել մեկ հատուկ եղանակով: Մարդկանց հնարավորություն տալով առցանց նշանակումներ կատարել, նաև թույլ է տալիս օգտվել 24/7 առցանց հասանելիությունից և թույլ տալ հիվանդներին ժամեր պատվիրել:
- Բացի այս ավելացված արդյունավետությունից, հիվանդները նաև ընդհանուր առմամբ հայտնում են, որ ավելի հարմարավետ են զգում և ավելի քիչ են ծանրաբեռնված առցանց ինքնակարգավորմամբ, քան հեռախոսով նշանակումներ անելով:
- Կա հանդիպումների պլանավորման առցանց ծրագրակազմ, որը կարող եք ձեռք բերել `ձեր գրասենյակում օգտագործելու համար: Ամենահայտնի ծրագրերից մի քանիսը ներառում են AppointmentPlus, Booker և Thryv: Իհարկե, դուք կարող եք նաև ստեղծել ձեր պլանավորման ծրագրակազմը, եթե ունեք կոդավորման և զարգացման հմտություններ:
Քայլ 2. Առաջարկեք հիվանդներին ժամադրության մի քանի տարբերակ `նրանց նշանակման համար:
Դուք կցանկանաք համոզվել, որ ձեր հիվանդներին տալիս եք հնարավորինս շատ տարբերակներ, որպեսզի նրանք կարողանան ընտրել իրենց որոշակի ժամանակացույցի լավագույն ժամկետը: Սա կարող է ակնհայտ թվալ, բայց դա շատ կարևոր է ձեր հիվանդներին երջանիկ պահելու և ժամանակի կոնֆլիկտի պատճառով նշանակումը չեղարկելու հավանականությունը նվազեցնելու համար:
Օրինակ ՝ հիվանդին հարցնելու փոխարեն, թե երեքշաբթի ժամը 1: 00-ն իր մոտ աշխատո՞ւմ է, հնարավորություն տվեք նրան ընտրել ցանկացած աշխատաժամանակ, որը հարմար է նրանց համար, օրինակ ՝ երեքշաբթի ՝ ժամը 1: 00-2: 00, 2: 00-3:: 00, կամ 4: 00-5: 00:
Քայլ 3. Հեռացրեք յուրաքանչյուր պլանավորված հիվանդի կոնտակտային տվյալները:
Դուք պետք է կարողանաք կապվել նրանց հետ ՝ հիշեցնելու նրանց առաջիկա նշանակման մասին կամ հետաձգելու իրենց հաջորդ ամրագրումը: Համոզվեք, որ հարցնում եք անձի հեռախոսահամարը, էլ. Փոստի հասցեն և փոստային հասցեն, երբ նա առաջին անգամ ամրագրում է իր նշանակումը:
Եթե անձը նշանակում է անձամբ կամ հեռախոսով, պարզապես խնդրեք այս տեղեկատվությունը: Եթե նրանք իրենց նշանակումն են կատարում առցանց, համոզվեք, որ ձեր առցանց պորտալում ներառեք տարածք հիվանդների կոնտակտային տվյալների համար:
Քայլ 4. Հիվանդներին հիշեցումներ ուղարկեք նրանց նշանակումից մեկ օր առաջ:
Եթե հիվանդները մոռանում են իրենց նշանակման ժամը և չեն հայտնվում, դա հանգեցնում է ձեր ժամանակացույցի վատնված ժամանակի հսկայական արգելափակման: Հիշեցումների օգտագործումը նվազեցնում է հիվանդների ՝ իրենց նշանակումների չներկայանալու վտանգը և այդպիսով օգնում է կանխել ժամանակի այս վատնումը:
- Հիվանդներին զանգելը կամ հաղորդագրություններ ուղարկելը հիշեցման լավագույն տեսակն է, քանի որ նրանք ավելի հավանական է, որ նկատեն մուտքային զանգ կամ տեքստ, քան կարճ ժամանակում նոր նամակ տեսնեն:
- Հիշեցման համակարգի օգտագործումը կարող է նաև բարձրացնել անցանկալի նշանակումների չեղյալ հայտարարումն ու ժամանակացույցը, ինչը կարող է հանգեցնել նրան, որ հիվանդներն իրենց վերահսկողության տակ ավելի զգան և, հետևաբար, ավելի գոհ լինեն իրենց նշանակման ժամերից:
Քայլ 5. Ձեր գրասենյակի համար նշանակեք նշանակված հանդիպումների ժամանակացույց:
Եթե դուք միայն ձեր գրասենյակի նշանակումների ժամանակացույցի պահպանման պատասխանատուն չեք, վարձեք կամ նշանակեք որևէ մեկին որպես նշանակումների հիմնական ժամանակացույց: 1 անձի հետ նշանակումների նշանակման պատասխանատվությունը դնելը թույլ կտա պլանավորման ավելի համակարգված ընթացակարգ և կհանգեցնի այնպիսի գրաֆիկի, որն ավելի լավ կարտացոլի հիվանդի կարիքներն ու անհատ բժիշկների նախասիրությունները:
Օրինակ, եթե 1 անձ պատասխանատու է նշանակումների պլանավորման համար, նրանք կարող են կենտրոնանալ այնպիսի հարցերի վրա, ինչպիսիք են ՝ որոշակի հիվանդների կամ պայմանների համապատասխան բժիշկների հետ համապատասխանությունը ՝ նրանց ուշադրությունը մի քանի առաջադրանքների միջև բաշխելու փոխարեն:
Մեթոդ 2 3 -ից. Agingամանակացույցի շրջանակներում հիվանդների փորձարկում
Քայլ 1. Խմբավորեք նույն պայմաններով կամ խնդիրներով հիվանդներին նույն օրը:
Բժիշկները հիմնականում գնահատում են նմանատիպ հիվանդների անընդհատ բուժումը, քանի որ դա նրանց աշխատանքին հետևողականություն է հաղորդում և նրանց ավելի կենտրոնացած բժշկական մտածելակերպի մեջ է դնում: Այսպիսով, ձեր նշանակման ժամանակացույցն այս կերպ կազմակերպելը և՛ ձեր գրասենյակի բժիշկներին ավելի երջանիկ կդարձնի, և՛ թույլ կտա ձեր հիվանդներին ստանալ ավելի արդյունավետ բուժում:
Օրինակ, եթե կան մի քանի հիվանդներ, ովքեր որոշակի շաբաթվա ընթացքում պլանավորում են մաշկի պայմանների համար նշանակումներ, փորձեք այնպես կազմակերպել, որ նրանց նշանակումները բոլորն ընկնեն նույն շաբաթվա նույն օրը:
Քայլ 2. Օգտագործեք տրիաժային աղյուսակ `լրջության հիման վրա նշանակումները նշանակելու համար:
Գծապատկերը պետք է ներառի այնպիսի չափանիշներ, ինչպիսիք են `ախտանշանները, նշանակման հրատապությունը և նշանակման տևողությունը: Երբ նոր հանդիպում եք ավելացնում գրաֆիկին, դիմեք այս աղյուսակին ՝ որոշելու համար, թե արդյոք նշանակել նշանակումը նույն օրը, հաջորդ օրերի ընթացքում, թե՞ հաջորդ մի քանի շաբաթվա ընթացքում:
- Օրինակ, եթե մարդը զանգահարում է նշանակման և հայտնում ախտանիշներ, ինչպիսիք են ուժեղ ցավը և շնչահեղձությունը, հնարավորինս շուտ տեղավորեք դրանք ժամանակացույցի մեջ, քանի որ նրանց վիճակը կարող է շատ լուրջ լինել:
- Եթե ժամանակացույցում տեղ չկա շտապ վիճակում գտնվող մեկին անհապաղ տեսնելու համար, և անհրաժեշտ է այլ հիվանդի նշանակումը հետաձգել, կարող եք նաև օգտագործել աղյուսակը `որոշելու, թե որ հանդիպումները կարող են հետաձգվել:
Քայլ 3. Խուսափեք նոր հիվանդների և բարդ խնդիրներով հիվանդների կրկնակի ամրագրումից:
Այս նշանակումները կպահանջեն ավելի շատ ժամանակ և ուշադրություն, քան անհրաժեշտ կլինի վերադարձող հիվանդներին: Փոխարենը, նշանակեք «աշխատող» հիվանդներին, ովքեր քիչ ուշադրություն են պահանջում նոր հիվանդների կողքին, որպեսզի բուժքույրերը կարողանան նախնական ստուգում կատարել նոր հիվանդի վրա, մինչ բժիշկը աշխատում է աշխատող հիվանդի հետ:
- Չնայած այս եղանակով կրկնակի ամրագրումը կարող է օգնել ձեզ մեկ օրում ավելի շատ հիվանդներ տեսնել, այն կարող է ձեզ բախվել խնդիրների հետ, երբ անսպասելի հանգամանքներ են ծագում: Կրկնակի ամրագրումը հասցրեք նվազագույնի `խուսափելու համար խնդիրներից:
- «Աշխատանքի մեջ» գտնվող հիվանդների պլանավորումը նաև լավ միջոց է `հիվանդներին փորձարկելու համար` ելնելով նրանց կարիքներից և ավելի լուրջ խնդիրներ ունեցողներին նշանակման ավելի շատ տեղ թողնելու համար:
Քայլ 4. Պլանավորեք ձեր ժամանակացույցը հիվանդների կարիքների սեզոնային տատանումների շուրջ:
Ձեր հաճախորդների ժողովրդագրական տվյալների հիման վրա, հավանաբար, կտեսնեք, որ տարվա նույն ժամանակահատվածում կանոնավոր կերպով պատվիրվում են բազմաթիվ նշանակումներ: Օգտագործեք անցյալի փորձը `սեզոնային այս տատանումները կանխատեսելու համար և ժամանակացույցում թողեք համապատասխան տարածք` ձեր հիվանդների կարիքները բավարարելու համար:
- Օրինակ, դուք կարող եք տեսնել, որ մեծ թվով մարդիկ նոր երեխաների համար ստուգումներ են պլանավորում նոր ուսումնական տարվա սկզբին, ինչը ձեզանից կպահանջի ամեն օր դասերից առաջ և հետո տեղ թողնել այդ նշանակումների համար:
- Ընդհանուր առմամբ, բժշկի գրասենյակների համար տարվա ամենաաշխույժ ժամանակաշրջանները ներառում են նոր ուսումնական տարվա սկիզբը (այսինքն ՝ օգոստոսը), ալերգիայի սեզոնը (այսինքն ՝ ապրիլ-հունիս) և գրիպի սեզոնը (այսինքն ՝ հոկտեմբեր-փետրվար):
Մեթոդ 3 -ից 3 -ը ՝ նշանակումների արդյունավետ գրաֆիկի պահպանումը
Քայլ 1. Ստեղծեք շաբաթական ժամանակացույց `ձեր ժամանակացույցը շուրջը կազմակերպելու համար:
Ձեր ժամանակացույցը պետք է պարունակի տեղեկություններ, ինչպիսիք են, թե շաբաթվա ընթացքում քանի հիվանդ պետք է պլանավորի ձեր գրասենյակը, քանի ժամ կարող է աշխատել անձնակազմը և քանի օր հիվանդը կարող է սպասել ՝ նախքան բժշկին դիմելը: Այս տեղեկատվությունը ձեր ժամանակացույցում ունենալը կօգնի ձեզ հավասարակշռել հիվանդի կարիքները ձեր գրասենյակի աշխատակիցների կարիքների հետ:
Օրինակ, եթե գիտեք, որ արդեն մեկ շաբաթվա ընթացքում բավականաչափ հիվանդներ եք պլանավորել ձեր գրասենյակի կարիքները բավարարելու համար, ապա կարող եք առաջնահերթություն սահմանել հաջորդ շաբաթվա ընթացքում հրատապ պայմաններ չունեցող հիվանդների պլանավորմանը:
Քայլ 2. Օգտագործեք փոփոխված ալիքների պլանավորում `հիվանդների կուտակումից խուսափելու համար:
Պլանավորման այս մոդելում հիվանդի նշանակումները խմբավորված են ժամի սկզբին և ժամի ավարտը բաց է մնում: Այսպիսի գրաֆիկով, ժամի վերջում բաց տարածքը գործում է որպես բուֆեր, երբ նշանակումները սպասվածից երկար են տևում կամ այլ չնախատեսված հանգամանքներ են ի հայտ գալիս:
- Փոփոխված ալիքների պլանավորման մոդելը կտրուկ կնվազեցնի հիվանդի սպասման ժամանակը ՝ դրանով իսկ հանգեցնելով հիվանդի ընդհանուր ընդհանուր բավարարվածության:
- Եթե ժամի վերջում դատարկ ժամանակ ունեք, կարող եք օգտագործել այդ ժամանակը ՝ գրասենյակում այլ առաջադրանքներ կատարելու համար, օրինակ ՝ փաստաթղթերի ձևակերպում, հեռախոսազանգեր կամ նույնիսկ անձնակազմի հանդիպումներ անցկացնել:
Քայլ 3. Օգտագործեք սպասման ցուցակը ՝ չեղարկումից հետո ժամանակացույցի տարածքը չկորցնելու համար:
Սպասման ցուցակ ունենալով ՝ դուք կարող եք հիվանդներին ավելացնել վերջին ժամանակացույցին, եթե նախապես նշանակված հանդիպումը չեղարկվի: Սա նվազագույնի կհասցնի ձեր գրասենյակի կորցրած ժամանակը և եկամուտը, երբ հիվանդը հրաժարվի ձեզանից:
Ստեղծեք ձեր սպասման ցուցակը թվային ձևաչափով և կազմաձևեք այն այնպես, որ ժամանակացույցի անցք բացվելուց անմիջապես կարող եք տեքստ կամ նամակ ուղարկել ցուցակի հիվանդներին: Սա շատ ավելի արդյունավետ է, քան հեռախոսով ցուցակում գտնվող հիվանդների հետ կապ հաստատելը:
Քայլ 4. Սահմանեք ժամանման ժամերը 20 րոպե շուտ, քան նշանակման ժամերը:
Սա հսկայական ժամանակ կտա ստուգման կայանի անձնակազմին `հավաքելու բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները հիվանդից ՝ նախքան բժշկի հետ նշանակվելը: Այս կերպ ժամադրությունների կազմակերպումը կանխում է այնպիսի ուշացումները, որոնք կարող են շպրտել ամբողջ օրվա գրաֆիկը:
