Անձնական ֆայլերը կարող են հեշտությամբ և արագ չկազմակերպվել: Որքան ավելի չկազմակերպված լինեն ձեր ֆայլերը, այնքան ավելի դժվար կլինի դրանք հետագայում գտնել: Ձեր անձնական ֆայլերն ավելի հեշտ գտնելու և հեռացնելու համար օգնելու համար կցանկանաք որոշ ժամանակ հատկացնել և դրանք ճիշտ կազմակերպել: Ձեր օգտագործած ճշգրիտ համակարգը կախված կլինի ձեզանից: Այնուամենայնիվ, կան անձնական ֆայլերի կազմակերպման մի քանի հիմնական մեթոդներ, որոնք կարող եք օգտագործել ՝ ձեր ֆայլերը կարգի բերելու համար:
Քայլեր
Մաս 1 -ից 4 -ը. Կազմակերպման հիմնական մեթոդների օգտագործումը
Քայլ 1. Պահպանեք այն պարզ:
Ներկայացման համակարգ ստեղծելու իմաստն այն է, որ ինքդ քեզ ավելի հեշտացնես: Դուք կցանկանաք խուսափել ձեր համակարգը չափազանց բարդ կամ շփոթեցնող դարձնելուց: Ձեր համակարգը հնարավորինս պարզ պահելը կօգնի ձեզ հեշտությամբ ֆայլեր պատրաստել կամ ստանալ ցանկացած փաստաթուղթ, որի հետ կարող եք աշխատել:
- Հեռացրեք միայն այն, ինչ ձեզ հարկավոր է: Չափից շատ պահելը կարող է ձեր համակարգը դարձնել անհարմար և դժվար օգտագործելի:
- Խուսափեք ձեր ֆայլային համակարգում ավելորդ բարդությունից:
- Դեն նետեք այն ֆայլերը, որոնք համոզված եք, որ ձեզ այլևս պետք չեն:
Քայլ 2. Օգտագործեք ճիշտ քանակությամբ խորություն ձեր համակարգում:
Գուցե գայթակղիչ լինի ստեղծել բազմաթիվ տարբեր կատեգորիաներ և ենթակատեգորիաներ ձեր ֆայլերի համար: Այնուամենայնիվ, լավ գաղափար է կազմել միայն լայն մակարդակի կատեգորիաներ և օգտագործել միայն այնքան, որքան ձեզ բացարձակապես անհրաժեշտ է: Չափից շատ կատեգորիաներ ստեղծելը կարող է հանգեցնել անհարմար և անարդյունավետ ներկայացման համակարգի: Համոզվեք, որ ձեր համակարգում ստեղծել եք ճիշտ քանակությամբ կազմակերպչական խորություն `այն անխափան աշխատեցնելու համար:
- Խուսափեք ձեր համակարգի համար չափազանց մանրամասն ենթակարգեր կազմելուց: Օրինակ ՝ «Ստացականներ, սնունդ, հաց» չափազանց մանրամասն կլիներ օգտակար լինելու համար:
- Պարզապես ամսական կամ շաբաթական մուտքերի կատեգորիա ունենալը կարող է ավելի համապատասխան լինել ձեր ներկայացման համակարգին:
- Հաճախորդների համար բաժին ունենալը, այնուհետև դրանք այբբենական կարգով դասելը խորության արդյունավետ մակարդակի օրինակ է:
Քայլ 3. Ձեր ֆայլերը հեշտությամբ գտեք:
Ձեր ներկայացման համակարգը մեծապես կշահի ակնհայտ տեսողական ազդակներ ունենալուց, որոնք ձեզ կտեղեկացնեն, թե որտեղ է ինչ -որ բան պահվում: Ձեր ֆայլային համակարգի բաժիններն ակնհայտ դարձնելը կօգնի ձեզ արագ տեղորոշել որևէ տարր կամ ֆայլ: Ձեր ֆայլերը առանձնացնելու համար հիշեք այս խորհուրդներից մի քանիսը.
- Օգտագործեք գունավոր թղթապանակներ `որոշակի կատեգորիաներ կամ հատվածներ նշելու համար:
- Փորձեք պահել գույների և դրանց համար նախատեսված կատեգորիաների հարմար ցուցակը:
- Օգտագործեք պիտակ ստեղծող ՝ ձեր ֆայլերը հստակ պիտակավորելու համար:
- Հետևեք ձեր թղթապանակների կտրվածքին: Փորձեք օգտագործել միայն մեկ թղթապանակ կտրված յուրաքանչյուր կատեգորիայի կամ հատվածի համար:
Քայլ 4. Մտածեք ֆայլերի տարաների տեսակների մասին, որոնք ձեզ անհրաժեշտ կլինեն:
Նախքան ձեր ֆայլերը կազմակերպելը, դուք պետք է ինչ -որ բան գտնեք դրանք տեղադրելու համար: Fileշգրիտ, թե որ տեսակի ֆայլերի տարաներն եք օգտագործում, կախված կլինի այն ֆայլերի քանակից, որոնք դուք պետք է պահեք, որքան կարևոր են դրանք, փաստաթղթերի չափերից և դրանց մուտք գործելու հաճախականությունից: Նայեք այս խորհուրդներից մի քանիսին ՝ պատկերացում կազմելու համար, թե որ ֆայլերի տարաներն են ձեզ հարմար:
- Եթե Ձեզ անհրաժեշտ է պահել շատ կարևոր փաստաթղթեր, հաշվի առեք հակահրդեհային պահեստավորման տարա:
- Կոնտեյների վրա Անդրեյթերների լաբորատոր կնիքը գտնելը կարող է ցույց տալ, որ կոնտեյները կպաշտպանի ձեր ֆայլերը մոտ մեկ ժամ 1700 աստիճան Ֆարենհայտ ջերմաստիճանի կրակի դեպքում:
- Սովորական ֆայլերի համար գուցե ցանկանաք ձեռք բերել հիմնական փաստաթղթերի պահարան: Sensitiveգայուն կամ գաղտնի ֆայլերի համար հաշվի առեք ավելի ապահով պահարան կամ պահարան:
- Դուք կցանկանաք համոզվել, որ ձեր ֆայլերը պահելու համար բավականաչափ տեղ կա ձեր բոլոր ֆայլերը պահելու համար:
- Եթե ունեք անսովոր չափի փաստաթղթեր, ստուգեք, որ դրանք կկարողանան տեղավորվել ձեր պահեստավորման տարայի մեջ: Օրինակ ՝ օրինական չափի փաստաթղթերը կարող են ազդել անհրաժեշտ թղթապանակի չափի, ինչպես նաև պահպանման չափերի վրա:
Մաս 4 -ից 4 -ը. Ձեր փաստաթղթերի կազմակերպում
Քայլ 1. Հավաքեք ձեր բոլոր փաստաթղթերը:
Նախքան սկսեք ձեր փաստաթղթերի կազմակերպումը, դուք կցանկանաք համոզվել, որ ձեր բոլոր փաստաթղթերը ձեր առջև են: Մի անհանգստացեք, թե ինչպես են ձեր ֆայլերը կազմակերպվում կամ դասավորվում դեռ: Առայժմ հավաքեք բոլոր փաստաթղթերը, որոնք, ձեր կարծիքով, պետք է պահվեն և պատրաստվեք դրանք տեսակավորելու:
- Հանեք ավելի հին փաստաթղթերը, որոնք արդեն տեսակավորել եք: Կարող եք դրանք վերադասավորել `ձեր ստեղծած նոր համակարգին համապատասխանելու համար:
- Համոզվեք, որ ձեր բոլոր վերջին փաստաթղթերը հավաքված են և պատրաստ են տեսակավորման:
Քայլ 2. Տեսակավորեք ձեր ֆայլերը ակտիվ և արխիվային տարրերի:
Երբ դուք կազմակերպում եք ձեր ֆայլերը, կարող է օգտակար լինել դրանք երկու հիմնական կատեգորիաների ձևավորելը. Սա կօգնի ձեզ ավելի հաճախ օգտագործել այն ֆայլերը, որոնք ավելի հաճախ եք օգտագործում և կոկիկ պահել այն ֆայլերը, որոնց անհապաղ մուտքի կարիք չեք ունենա:
- Ակտիվ ֆայլերը փաստաթղթեր են, որոնց դեռ պետք է հաճախ անդրադառնաք, հղում կատարեք կամ այլ կերպ մուտք ունենաք:
- Արխիվային ֆայլերը փաստաթղթեր են, որոնք ձեզ մոտ ապագայում պետք չեն, բայց դեռ պետք է պահպանել:
Քայլ 3. Ստեղծեք և նշեք ձեր համակարգի համապատասխան կատեգորիաները:
Ձեր ֆայլերը մեկ տեղում հավաքելուց հետո կարող եք արագ գույքագրել դրանք: Մինչ դուք վերանայում եք ձեր ֆայլերը, ուշադրություն դարձրեք այն ընդհանուր կատեգորիաներին, որոնք դրանք կարող են տեղավորվել: Գրեք այս կատեգորիաները `ստեղծելու հիմնական կազմակերպչական համակարգը, որը դուք կօգտագործեք ձեր ֆայլերի համար: Նայեք այս ընդհանուր կատեգորիաներից մի քանիսին ՝ պատկերացում կազմելու համար, թե որոնք կարող եք օգտագործել:
- Իրավաբանական գրառումներ ենթակարգերով, ինչպիսիք են ծննդյան վկայականները, մահվան վկայականները կամ ամուսնության փաստաթղթերը:
- Ֆինանսական փաստաթղթեր, որոնք ներառում են ձեր նախկին ֆինանսական ամփոփագրերը, վարկային քարտի տվյալները, վարկային հաշվետվությունները կամ տարեկան ֆինանսական ամփոփագրերը:
- Գույքի գրառումներ:
- Անձնական փաստաթղթեր, ինչպիսիք են դիպլոմները, աշխատանքային գրառումները, առողջապահական գրառումները և ապահովագրության պայմանագրերը:
Քայլ 4. Հեռացրեք երկարաժամկետ պահեստավորման փաստաթղթերը:
Ձեր երկարաժամկետ պահեստավորման տարայի մեջ դրեք այն փաստաթղթերը, որոնք դուք պիտակավորել եք որպես արխիվային ֆայլեր: Այս ֆայլերը հաճախ մուտք չեն գործի, այնպես որ համոզվեք, որ դրանք տեղադրված են իրենց համապատասխան կատեգորիաներում `ֆայլերի ներկայացման համակարգում` հետագայում որոնման համար: Արխիվային ֆայլերը, ամենայն հավանականությամբ, կկազմեն ձեր ներկայացված և կազմակերպված փաստաթղթերի մեծամասնությունը:
- Երկարաժամկետ պահեստը կարելի է բաժանել ևս երկու կատեգորիայի ՝ մշտական և «մեռած» ֆայլեր:
- Մշտական ֆայլերը կարող են ներառել կրթական փաստաթղթեր, զբաղվածության փաստաթղթեր կամ այլ կարևոր փաստաթղթեր, որոնց դուք դեռ պետք է մուտք ունենաք:
- «Մեռած» ֆայլերը փաստաթղթեր են, որոնց կարող եք նորից մուտք գործելու կարիք չունենալ: Հին հարկային գրառումները կարող են տեղավորվել այս կատեգորիայի մեջ: Հիշեք, սակայն, որ հարկային հայտարարագրերը պետք է պահվեն յոթ տարի:
Քայլ 5. Տեղադրեք ձեր ընթացիկ փաստաթղթերը ձեր ակտիվ փաստաթղթերի բաժնում:
Փաստաթղթերը, որոնք դուք հաճախ օգտագործելու եք կամ դեռ պետք է վերանայեք, պետք է տեղադրվեն ձեր ակտիվ փաստաթղթերի բաժնում: Ձեր գրանցման համակարգի այս բաժինը թույլ կտա արագ մուտք գործել այն փաստաթղթերին, որոնք այնքան էլ պատրաստ չեն արխիվացման համար: Ստորև բերված են չորս ամենատարածված ակտիվ փաստաթղթերի կատեգորիաները, որոնք կարող եք հաշվի առնել օգտագործելիս.
- Փաստաթղթեր, որոնք դեռ ձեր ուշադրության կարիքն ունեն:
- Փաստաթղթեր, որոնք դեռ պետք է կարդալ կամ վերանայել:
- Հաշիվներ, որոնք դեռ պետք է վճարեք:
- Փաստաթղթեր, որոնք պատրաստ են տեղափոխվել երկարաժամկետ պահեստավորման:
Մաս 3 -ից 4 -ից. Էլեկտրոնային ֆայլերի կազմակերպում
Քայլ 1. Սկսեք լայն կատեգորիաներից, ապա ավելի կոնկրետացեք:
Physicalիշտ ինչպես ձեր ֆիզիկական ֆայլերի դեպքում, դուք կցանկանաք սկսել ամենալայն կատեգորիաներից, որոնցում տեղավորվում են ձեր ֆայլերը: Օրինակ, եթե դուք անկախ կապալառու եք, գուցե ցանկանաք ձեր ֆայլերը կազմակերպել գործատուի կողմից: Այսինքն ՝ ստեղծել նրանցից յուրաքանչյուրի համար մեկ թղթապանակ: Այնուհետև յուրաքանչյուր լայն կատեգորիայի շրջանակներում ձեր ֆայլերը պետք է բաժանեք փոքրերի: Սա նշանակում է, որ ձեր գործատուի թղթապանակները կարող են հետագայում բաժանվել տարբեր թղթապանակների, որոնք պարունակում են տվյալ գործատուի հետ յուրաքանչյուր ծրագրի մասին տեղեկատվություն:
- Մտածեք հետևողական մնալու յուրաքանչյուր լայն կատեգորիայի շրջանակներում: Սա ավելի դյուրին կդարձնի ձեր ֆայլերը: Օրինակ, կարող եք ունենալ յուրաքանչյուր ծրագրի ենթաթղթապանակ, որը պարունակում է ֆայլեր, ինչպիսիք են «նախագծային փաստաթղթեր», «բիլինգ» և «հաղորդակցություններ»:
- Կարող եք նաև պանակներ կազմակերպել տարեկան կտրվածքով, եթե դա ավելի հեշտ կամ ավելի համապատասխան է թվում ձեր ֆայլերին:
Քայլ 2. Սկանավորեք կամ ներբեռնեք այն ֆայլերը, որոնք արդեն չունեք էլեկտրոնային եղանակով:
Ձեր բոլոր ֆայլերը էլեկտրոնային եղանակով մեկ տեղում պահելը կարող է ձեռնտու լինել: Չնայած պահանջվող ժամանակին, դուք պետք է փորձեք սկանավորել հնարավորինս շատ ձեր ֆիզիկական փաստաթղթերը, որպեսզի դրանք էլեկտրոնային եղանակով պահվեն և պահուստավորվեն: Բացի այդ, համոզվեք, որ ներբեռնեք այլ վայրերում առցանց պահված ցանկացած ֆայլ, այն դեպքում, եթե հոստինգի կայքը անհասանելի դառնա, երբ ֆայլերը ձեզ նորից անհրաժեշտ լինեն: Կազմակերպեք այս ֆայլերը այնպես, ինչպես մյուսները:
Քայլ 3. Տվեք ձեր ֆայլերին հատուկ անուններ:
Ֆայլի անունները պետք է լինեն հասկանալի և եզակի: Այսինքն, դուք պետք է կարողանաք նայել ձեր ֆայլերի անուններին և անմիջապես իմանալ, թե ինչ է պարունակվում դրանցում: Փորձեք ներառել ամսաթիվ, թղթապանակի նշան, որը կպարունակի ֆայլը և անհատական նկարագրիչ: Օրինակ, 2016 թվականի հունիսին ձեր հաճախորդ X X կորպորացիայի համար ստեղծված վճարային ֆայլը կարող է կոչվել «0616_XCorp_Invoice_2»: Սա թույլ կտա ձեզ հստակ իմանալ, թե ինչ է պարունակում ֆայլը ՝ առանց ժամանակ բացելու այն բացելու համար:
Ինչ համակարգ էլ օգտագործեք ձեր ֆայլերը անվանելու համար, պարզապես համոզվեք, որ դա անեք հետևողականորեն: Երբ ընտրեք համակարգը, մնացեք դրանով. դժվար կլինի վերադառնալ և հետագայում վերանվանել ձեր բոլոր ֆայլերը:
Քայլ 4. Պարբերաբար պահուստավորեք ձեր ֆայլերը:
Էլեկտրոնային ֆայլերի պահպանման հիմնական վտանգն այն է, որ ձեր տեղեկատվությունը ենթակա է կորստի համակարգչային վթարի պատճառով: Պատրաստ եղեք դրան ՝ պարբերաբար պահուստավորելով ձեր ֆայլերը առցանց պահուստային ծառայության, ձայնասկավառակների կամ արտաքին կոշտ սկավառակի վրա: Համոզվեք, որ այս պահեստավորման սարքերին պիտակավորեք նույնքան հստակ, որքան ձեր ֆայլերը պիտակավորել եք: Եթե ունեք արտաքին սկավառակ կամ ձայնասկավառակներ, մտածեք դրանք պահել ձեր առաջնային բնակավայրից հեռու անվտանգ վայրում `հրդեհից կամ բնական աղետներից ընդհանուր կորուստներից խուսափելու համար:
Մաս 4 -ից 4 -ը. Պահպանելով ձեր ներկայացման համակարգը
Քայլ 1. Հետևեք ձեր համակարգին:
Լրացման համակարգը ստեղծելուց հետո կցանկանաք շարունակել օգտագործել այն այնպես, ինչպես նախատեսել եք: Չափից ավելի հետ մնալը, փաստաթղթերը, որոնք պետք է ներկայացնել կամ նյութերը ոչ պատշաճ կերպով ներկայացնելը, կարող են հետ կանչել ձեր կատարած ծանր աշխատանքը: Համոզվեք, որ հետևում եք ձեր ներկայացման համակարգին, որպեսզի այն աշխատի ձեզ համար:
- Երբեմն անտեղի ֆայլեր փնտրելը կարող է օգնել ձեր համակարգը կարգի բերել:
- Մի անտեսեք ձեր ակտիվ փաստաթղթերի պահեստավորումը ձեր արխիվային փաստաթղթերի պահեստում:
Քայլ 2. Հեռացրեք հին ֆայլերը:
Որոշ ֆայլեր անհրաժեշտ են երկար ժամանակ պահելու համար: Այնուամենայնիվ, ձեր գրանցման համակարգը կլինի սահմանափակ չափով և կպահանջի ձեզ պարբերաբար հեռացնել այն ֆայլերը, որոնք այլևս անհրաժեշտ չեն: Ձեր ֆայլային համակարգի կանոնավոր մաքրումը կօգնի այդ համակարգը կարգի բերել և ճիշտ գործել:
- Շատ հին ֆինանսական փաստաթղթեր կպահանջվեն տարիներ շարունակ պահել:
- Հին բյուջեները, ֆինանսական հաշվետվությունները կամ տարեկան քաղաքականությունը կարող են անհրաժեշտ լինել պահպանել միայն մեկ տարի:
- Հին ֆայլերի հեռացումը տարածք կստեղծի մուտքային փաստաթղթերի համար:
- Անհրաժեշտ ֆայլերից ազատվելը ավելի հեշտ կդարձնի ձեզ անհրաժեշտ փաստաթղթերը:
- Նույնը վերաբերում է էլեկտրոնային ֆայլերին: Deնջեք նախորդ նախագծերից ցանկացած կրկնօրինակ, հնացած կամ անհարկի փաստաթուղթ:
Քայլ 3. Արխիվացրեք հին էլեկտրոնային ֆայլերը:
Հին ֆայլերը, որոնք դեռ արդիական են կամ մի օր կարող են հետ ուղարկվել, կարող են արխիվացվել: Սա նշանակում է դրանք պահել ձեր ստանդարտ փաստաթղթերի համակարգից, բայց դրանք կազմակերպված և մատչելի պահել: Մտածեք արխիվացված ֆայլերի լրացուցիչ լայն կատեգորիա ստեղծելու մասին: Տեղափոխեք չօգտագործված ֆայլերը այս թղթապանակ `իրենց ենթապանակի ձևաչափմամբ անձեռնմխելի: Եթե ցանկանում եք արխիվացված ֆայլերը հեռու պահել ձեր ֆայլի էկրանին, փորձեք տեղադրել «z» ֆայլի անվան դիմաց, որպեսզի այն անցնի ձեր այբբենական ֆայլերի հերթականության ներքևին: Օրինակ, այն կարող եք անվանել «z_archive» կամ նման մի բան:
Քայլ 4. Պարզեցրեք ձեր ներկայացման համակարգը:
Ձեր ֆայլերը կարգի բերելը և դրանք այդպես պահելը կարող են օգտակար լինել ձեր անձնական կազմակերպման հարցում: Այնուամենայնիվ, մշտապես բարելավման տեղ կլինի ձեր ներկայացման համակարգում: Շարունակելով աշխատել ձեր հաշվապահական հաշվառման համակարգի հետ, ուշադրություն դարձրեք այն բոլոր բարելավումներին, որոնք կարող եք անել, որպեսզի դրանք ավելի արդյունավետ դարձնեն:
- Հնարավոր է ՝ ցանկանաք ազատվել այն կատեգորիաներից, որոնք, թվում է, չեք օգտագործում:
- Այն կատեգորիաները, որոնք, թվում է, չափից ավելի են օգտագործվում, գուցե պետք է բաժանվեն ավելի փոքր կատեգորիաների:
