Մենք բոլորս գիտենք, որ աշխատավայրում կազմակերպված լինելը կարևոր է, բայց դա շարունակական պայքար է շատերի համար: Ուզում եք հավատացեք, թե ոչ, կազմակերպված լինելն այնքան էլ սարսափելի չէ, որքան կարող է թվալ: Մի քանի արագ շտկումներ և որոշ շարունակական լուծումներ դա ավելի հեշտ կդարձնեն, քան դուք երբևէ կարող էիք մտածել:
Քայլեր
Մեթոդ 1 4 -ից. Կառավարեք ձեր տարածությունը և ժամանակը
Քայլ 1. Վերահսկեք ձեր գործունեությունը:
Մի քանի օր անցկացրեք օրագիր պահելով կամ ձեր ամենօրյա գործունեության մատյանում: Սա կօգնի ձեզ տեսնել այն, ինչ անում եք, որը դուք նույնիսկ չեք կարող գիտակցել, և դա նախնական պատկերացում կտա կազմակերպչական և արտադրողականության բացերի մասին: Այս վարժությունը պետք է իրականացվի նաև ձեր մեծ պատկերի նպատակների մտքում: Գործունեության մատյանում դուք կարող եք տեսնել, թե որ գործողությունները կարող են ժամանակ վատնել և որ գործողություններն իրականում կարող են առաջ մղել ձեր նպատակները:
Քայլ 2. Որոշեք ձեր արտադրողականության ժամանակը:
Մեզանից ոմանք առավոտյան մարդիկ են, իսկ ոմանք ՝ առավոտների գաղափարին տրտմած: Դուք արդեն կարող եք հասկանալ, թե օրվա որ ժամերին եք ամենաարդյունավետը: Անկախ նրանից, թե նախընտրում եք երեկոները, առավոտները, ճաշի ժամերը կամ աշխատանքային օրվա պիկ ժամերից անմիջապես առաջ կամ հետո, օգտվեք այդ ժամանակներից `ձեր արտադրողականությունը առավելագույնի հասցնելու համար:
Քայլ 3. Առաջնահերթություն տվեք ձեր առաջադրանքներին:
Մենք բոլորս գիտենք, որ որոշ առաջադրանքներ ավելի կարևոր են, քան մյուսները, բայց միշտ չէ, որ դրանք ըստ առաջնահերթության ենք դասում: Այսպիսով, մշակեք վարկանիշային համակարգ ՝ նշելով կամ նշելով, օրինակ, կարևոր առաջադրանքներ, և եղեք ազնիվ և ճկուն: Օգտագործեք հիշեցումներ ՝ թվային օրացույցի միջոցով կամ ձեր համակարգչի կամ գրասեղանի կպչուն գրառումների միջոցով: Ձեր ժամանակն ու էներգիան ավելի շատ հատկացրեք ձեր ցուցակի առաջնահերթ խնդիրներին: Օրինակները ներառում են ժամանակի նկատմամբ զգայուն առաջադրանքներ, ինչպիսիք են գործերը մինչև բիզնեսի ավարտը կամ վաղը: Կարող եք նաև առաջնահերթություն տալ հաճախորդներին, ղեկավարներին կամ որևէ մեկին, ով վճարում է հաշիվները: Եվ եթե վստահ չեք առաջադրանքի զգայունության կամ կարևորության վրա, միշտ լավ է հարցնել:
Քայլ 4. Անմիջապես դուրս հանեք արագ առաջադրանքները:
Ոչ բոլոր առաջադրանքներն են պետք առաջնահերթություն տալ և պլանավորել հետագա ավարտման ժամանակի համար: Որոշ առաջադրանքների համար պլանավորելը կամ պլանավորելը գրեթե այնքան ժամանակ է պահանջում, որքան կատարումը: Եթե դա այդպես է, և դուք կարող եք անմիջապես լուծել այդ առաջադրանքները, անպայման դա արեք: Արագ առաջադրանքների անհապաղ լուծումը նույնպես օգնում է կանխել հետաձգումը:
Քայլ 5. Կառավարեք խառնաշփոթը և աշխատանքային նյութերը:
Մեր գրասեղանները հեշտությամբ խառնաշփոթից անցնում են պտտահողմի վայրերի ՝ ակնհայտորեն խոչընդոտելով կազմակերպմանը: Ոմանք նույնիսկ գործում են միայն մաքուր աշխատասեղանի քաղաքականությամբ: Թեև դա բացարձակապես անհրաժեշտ չէ, քայլեր ձեռնարկեք ՝ ձեր աշխատանքային տարածքը մաքրելու համար:
- Քողարկիչ: Ձեր աղբը գցեք աղբի մեջ և համակարգված պահեք անհրաժեշտ նյութերը: Հնարավորության դեպքում մաքրեք խառնաշփոթը. Աշխատանքային օրերին, ընդմիջումների ընթացքում կամ առաջադրանքների միջև ընկած ժամանակահատվածում:
- Անմիջապես մաքրեք ձեր հետևից: Այդպես դա ձեր մտքի վերևում է: Բացի այդ, դուք խուսափում եք այն անխուսափելի գրգռումից, որ ներկայիս խառնաշփոթը դառնա ձեր ապագա խառնաշփոթի մի մասը:
- Պահպանեք անհրաժեշտ պարագաները ձեռքի տակ: Շրջապատում ամեն ինչ, իհարկե, խառնաշփոթ չէ: Անհրաժեշտ գործիքների առկայությունը խնայում է ձեր ժամանակը և լավ օգտագործում ձեր թանկարժեք տարածքը:
Քայլ 6. Պլանավորեք գործողություններ և նշանակումներ:
Ոմանք նախատեսում են միայն հանդիպումներ, բայց ոչ աշխատանքներ իրենց անելիքների ցանկում: Ամենակարևոր խնդիրների պլանավորումը, ինչպես նաև նշանակումները կարող են օգտակար լինել: Դուք կարող եք նաև «խմբավորել» ձեր օրերը ՝ հանդիպումներ ունենալով միայն երեքշաբթի և հինգշաբթի օրերին, օրինակ. Որոշ ժամանակ անցքեր պահեք ձեր ժամանակացույցում, ինչպես նաև ինքներդ ձեզ ստեղծագործական ժամանակ անցկացնելու կամ անսպասելին տեղավորելու համար:
- Օգտագործեք կազմակերպիչ և օրացույց: Սրանք կարող են լինել գրիչի և թղթի կազմակերպիչներ, կամ դրանք կարող են լինել ծրագրային ապահովման վրա հիմնված օրացույցներ և անձնական օգնական ծրագրեր, ինչպիսիք են iCalendar- ը կամ Google Now- ը:
- Դասակարգեք ձեր գործունեությունը: Դասակարգումը կամ գունային ծածկագրման գործողությունները կարող են ձեզ արագ տեսողական հիշեցում տալ, թե ինչն է կարևոր այնտեղ: Օրինակ, կատեգորիաները կարող են ներառել նամակագրություն, նախագծեր, միջոցառումներ, հանդիպումներ, մտքերի փոթորիկներ և նույնիսկ ընդմիջումներ կամ վարժություններ և մարզասրահ:
- Պարզեցրեք ձեր տեխնոլոգիան: Առցանց կազմակերպիչները և էլ. Փոստի հարթակները, ինչպիսիք են Outlook- ը, օրինակ, կարող են համատեղել ձեր անելիքների ցուցակները, օրացույցները և հասցեները: Սա ոչ միայն բարձրացնում է ձեր արդյունավետությունը, այլև օգնում է բարելավել ձեր մտածողությունը:
- Պատվիրակեք հնարավորության դեպքում: Աշխատանքային օրվա խելագարության դեպքում հեշտ է մոռանալ, որ պետք չէ ամեն ինչ ինքներդ անել: Պատվիրեք օգնականին կամ, եթե դուք հատկապես ճահճացած եք, խնդրեք ձեր գործընկերոջը ձեզ անշեղորեն օգնել և օգնել ձեզ որոշակի առաջադրանք կատարելիս: Դուք միշտ կարող եք վճարել դրանք ավելի ուշ, երբ ամեն ինչ դանդաղում է:
Մեթոդ 2 4 -ից. Էլեկտրոնային փոստի համակարգված լուծում
Քայլ 1. Ստուգեք էլ. Փոստը նախատեսված ժամերին:
Մեզանից ոչ բոլորը պետք է սոսնձված լինեն մեր մուտքի արկղում, քանի որ շատ հաղորդագրություններ իրականում այնքան էլ զգայուն չեն, որքան մենք կարող ենք մտածել: Եթե աշխատում եք այնպիսի աշխատանքում, որը չի պահանջում էլեկտրոնային փոստի անհապաղ հետևում, ստուգեք ձեր էլ.
Քայլ 2. Ֆայլերի էլ
Օգտագործեք ֆայլերի թղթապանակներ և դրոշներ ՝ ի շահ ձեզ ՝ թույլ չտալով, որ հաղորդագրությունները կուտակվեն ձեր մուտքի արկղում: Օրինակ ՝ Outlook- ի պանակներն ու ենթապանակները կամ Gmail- ի պիտակները և բազմաթիվ մուտքի արկղերը կարող են ակտիվ լինել: Եթե դուք լրագրող եք, օրինակ, ձեր թղթապանակները կարող են կոչվել ընթացիկ պատմություններ, ապագա պատմություններ, հին պատմություններ, հարցազրույցներ և աղբյուրներ և թելեր և գաղափարներ:
Նջել և արխիվացնել: Արխիվացրեք կարևոր, հին նամակագրությունը, իսկ մնացածը ջնջեք: Վերոնշյալ օրինակում «Հին պատմություններ» -ը լրագրողի արխիվային թղթապանակն է: Երբ սկսեք ջնջել հին էլ. Նամակները, կզարմանաք, թե քանի նամակներ են ավելի արժանի աղբարկղին, քան ֆայլերի պահոցը: Ոմանք նաև երդվում են «մուտքի արկղը զրոյով», ինչը նշանակում է ունենալ զրո չընթերցված նամակներ (կամ զրոյական նամակներ ձեր մուտքի արկղում, կետ): Թղթապանակներ և պիտակներ օգտագործելուց բացի, դուք կարող եք հասնել մուտքի արկղին ՝ օգտագործելով ձեր արխիվային հնարավորությունը, ջնջելով հին էլ.փոստերը ընդմիջման ընթացքում և օգտագործելով էլ
Քայլ 3. Օգտագործեք հաղորդակցության այլ ձևեր, երբ դրանք ավելի արդյունավետ են:
Երբեմն արագ հեռախոսազանգը կարող է կատարել 10 հետադարձ նամակ: Եթե այո, ապա զանգահարե՛ք: Եթե գիտեք, որ էլ. Փոստի փոխանակումը քննարկման կարիք ունի կամ զգալիորեն հետ ու առաջ կներգրավի, երբեմն ավելի լավ է հեռախոսազանգ կատարել: Հաճախ ավելի շատ մանրամասներ կստանաք հեռախոսով, մինչդեռ դուք և քննարկման մյուս կողմը խուսափում եք երկար և ժամանակատար նամակներ մշակելուց: Դուք նույնիսկ կարող եք նամակ ուղարկել ձեր գործընկերոջը և ասել. Գուցե զանգը ավելի հեշտ կլիներ: Կարո՞ղ եմ 5 -ով զանգահարել քեզ »:
Քայլ 4. Սահմանափակեք ընդհատումները:
Թեև ռազմավարական ընդմիջումները օգտակար են, ձեր աշխատանքային ժամերին ընդհատումները ՝ ոչ: Ընդհատումները կարող են դանդաղեցնել աշխատանքը, խախտել աշխատանքային ռիթմը և կորցնել մտքի գնացքը: Այսպիսով, փորձեք օգտագործել հեռավոր հաղորդագրություններ և ձայնային փոստ, երբ գիտեք, որ չափազանց զբաղված եք: Այս գործիքները նախատեսված չեն միայն այն դեպքում, երբ դուք ֆիզիկապես գրասենյակում չեք: դրանք կարող են օգտագործվել, երբ դու չափազանց ճահճացած ես: Շատերն ունեն նաև «բաց դռների քաղաքականություն», բայց իրականում դու ստիպված չես միշտ դուռդ բաց պահել: Դուք նույնիսկ կարող եք ընկերական գրություն թողնել դռան վրա ՝ «Կոնֆերանսի զանգը ընթացքի մեջ է» կամ «upբաղված է: Խնդրում ենք հետ գնալ հետագայում կամ էլփոստով »:
Քայլ 5. Օգտագործեք ամպը:
Ամպային հաշվարկը արժե հաշվի առնել, քանի որ այն կարող է լինել ավելի էժան, լայնածավալ, ավելի արդյունավետ և ավելի հեշտությամբ թարմացվել: Ամպում առկա բովանդակությունը հատկապես օգտակար է, քանի որ այն կարող եք մուտք գործել ձեր սարքերում ՝ համակարգիչներ, պլանշետներ, սմարթֆոններ և այլն: Ամպային պահեստը նաև ծառայում է որպես թվային պահուստավորման օգտակար առաջնային կամ երկրորդական ձև: Դիմեք ձեր ՏՏ մենեջերին կամ ծրագրային ապահովման մատակարարին, քանի որ կարող եք արդեն ունենալ որոշակի քանակությամբ ազատ սկավառակի տարածություն, որը հասանելի է ամպում կամ հասանելի է փոքր տարեկան վճարով:
Քայլ 6. Օգտագործեք էջանիշեր առցանց:
Բոլոր հիմնական դիտարկիչներն ունեն էջանշման հնարավորություններ, որտեղ դուք կարող եք պահպանել և կազմակերպել ձեր նախընտրած կամ ամենից հաճախ այցելվող վեբ հասցեները `արագ և հեշտ մուտքի համար: Օգտվեք դրանցից, որպեսզի չմոռանաք կարևոր կայքերը ՝ նորությունները կամ ոլորտի թարմացումները ստուգելու համար:
Մեթոդ 3 -ը ՝ 4 -ից
Քայլ 1. Խուսափեք բազմակի առաջադրանքներից:
Կարծես թե բոլոր փորձագետները համաձայն են այս հարցում: Թեև դա կարող է արագ հնչել կամ հեռուստատեսությամբ զով թվալ, սակայն բազմակի առաջադրանքները արդյունավետ չեն և կարող են իրականում վնասել ձեր կազմակերպչական արդյունավետությանը: Փոխարենը, ձեր ամբողջ ուշադրությունը նվիրեք մեկ առաջադրանքին միաժամանակ, լուծեք այն և անցեք ձեր ցուցակի հաջորդ կետին:
Քայլ 2. Ստեղծեք ժամանակացույց կամ ժամանակացույց ինքներդ ձեզ համար:
Բարեբախտաբար, աշխատատեղերի մեծ մասը չի պահանջում ամեն ինչ պլանավորել րոպեում: Այնուամենայնիվ, օրվա ամենակարևոր իրադարձությունների և կարևորագույն առաջադրանքների և իրադարձությունների հիմնական ժամանակացույցը կարող է օգնել ձեզ կատարել առաջադրանքը:
- Որոշակի ժամկետներ սահմանեք որոշակի գործունեության համար: Որոշ առաջադրանքներ չեն պահանջում սահմանված ժամկետներ, բայց մյուսները պետք է ունենան ժամանակային պարամետրեր `ձեր արտադրողականությունը բարձրացնելու համար: Մտածեք ձեր ամբողջ օրվա ընթացքում առաջադրանքների մասին, որոնք հակված են ավելի շատ ժամանակ պահանջել, քան անհրաժեշտ է, և հետագայում նրանց ժամկետներ տվեք:
- Նախատեսեք լրացուցիչ ժամանակ այլ գործունեության համար: Որոշ առաջադրանքներ, ինչպես դուք սովորել եք փորձից, սովորաբար ավարտվում են սպասվածից ավելի շատ ժամանակ, բայց դա պարտադիր չէ, որ վատ բան լինի: Այս տեսակի գործունեության, և հատկապես կարևոր իրադարձությունների և հանդիպումների համար, օրինակ ՝ բյուջեից առաջ և հետո լրացուցիչ ժամանակ հատկացնելը:
Քայլ 3. Օգտագործեք ժամաչափի ծրագիր, վայրկյանաչափ կամ զարթուցիչ:
Սրանք կարող են արդյունավետ գործիքներ լինել, երբ քիչ են օգտագործվում: Որոշ մարդիկ սիրում են իրենց ահազանգերը դնել ժամանակից 10, 15 կամ 30 րոպե առաջ, որպեսզի նրանք նախապես նախազգուշացնեն կամ բուֆերային ժամանակ տրամադրեն գործունեությունից առաջ: Կարող եք նաև հիշեցման ազդանշաններ սահմանել:
Քայլ 4. Խուսափեք գործունեության հետաձգումից:
Հարցրեք ինքներդ ձեզ, թե արդյոք հետաձգումը բացարձակապես անհրաժեշտ է, թե՞ այս հորդորը պարզապես հետաձգման օրինակ է: Եթե զգում եք վերջինս, մի հետաձգեք իշխանությունը: Այնուամենայնիվ, այն դեպքերում, երբ գործունեության մի մասը կամ դրա մի մասը հետաձգելը անխուսափելի է, անպայման նշեք, թե որտեղ եք դադարել և հետաձգել կոնկրետ ծրագրերը: Այլապես, դուք կարող եք կազմել արտակարգ իրավիճակների ծրագիր: Օրինակ, եթե ստիպված լինեք չեղյալ համարել անհատական հանդիպումը, գուցե փոխարենը կարող եք հրավիրել կոնֆերանս կամ վեբ կոնֆերանս:
Մեթոդ 4 -ից 4 -ը. Առողջ լինել ֆիզիկապես և հոգեպես
Քայլ 1. Ընդմիջումներ արեք:
Հոգեկան անջատումները կարևոր են մեր արտադրողականության համար և առողջ են մտքի համար: Մենք երբեմն այնքան ենք տարվում մեր աշխատանքով, որ չենք դադարում շատ անհրաժեշտ ընդմիջումներ անել: Ընդմիջումներն անհրաժեշտ հանգստի հնարավորություն են տալիս, ինչը բարելավում է մեր արտադրողականությունը, բայց նաև հնարավորություն է տալիս մեկ քայլ հետ գնալ և հարցնել ՝ արդյոք այն, ինչ մենք անում էինք, մեր ժամանակի ամենաարդյունավետ օգտագործումն է, թե ոչ:
Քայլ 2. Ավելի լավ քնել:
Առանց պատշաճ քնի, հաջորդ օրը կարող եք զգալ մռայլ, հոգնած կամ անտարբեր, ինչը կարող է վնասել ձեր աշխատանքային գրաֆիկին և արդյունավետությանը: Նպատակ ունեցեք գիշերային յոթից ութ ժամ անխափան քուն:
Քայլ 3. Մի համեմատեք ձեզ գործընկերների հետ:
Մեր գործընկերների աշխատանքների մեծ մասը տարբերվում է մերից, և յուրաքանչյուրն ունի կազմակերպման տարբեր մեթոդներ, որոնք աշխատում են իրենց համար: Գործընկերոջ համար իմաստալից և արդյունավետ մեթոդ կարող է լինել լավագույն մեթոդը ձեզ համար և հակառակը:
Քայլ 4. Ընդունեք, որ կազմակերպությունը շարունակական գործընթաց է:
Մի ակնկալեք, որ կատարյալ կլինեք: Կազմակերպումը շարունակական է և պահանջում է մշտական ուշադրություն: Դուք ամեն օր օպտիմալ կազմակերպված չեք լինի, բայց մի փոքր կազմակերպումը երկար ճանապարհ է անցնում ձեր արդյունավետությունը բարձրացնելու համար:
